, solution collaborative pour un pilotage efficace de votre activité

Alibeez est une solution de gestion collaborative qui a été développée pour les entreprises et qui intègre un moteur de collecte et de consolidation de données.

Nous avons developpé un partenariat avec Alibeez pour vous accompagner dans la gestion de vos échanges informationnel et relationnel accessibles pour toute une communauté d'utilisateurs sur un espace de travail unique, personnalisé et securisé.

Ce qui démarque Alibeez de ses concurrents ? Son ergonomie, sa facilité d'utilisation, la possibilité d'avoir un historique des échanges , d'extraire et de collecter des données !

Les + d'Alibeez : Alibeez a la capacité de se connecter à n'importe quelle application de back office et aux solutions de gestion Sage ( Sage génération i7, Sage Paie & Rh, Sage FRP 1000, Sage X3 etc...)

 Le tableau de bord

Détail de l'offre

Vous avez le choix entre deux types d'hébergement:

Le mode Saas (Software As A Service) : Déploiement simple et rapide, rien à installer avec une disponibilité en continue, des mises à jour automatiques et de faibles coûts;

ou

Le mode Auto-Hébergement : Une gestion libre de vos serveurs par vos équipes, une maîtrise de votre infrastructure et une évolution des mises à jour au gré de vos besoins.

 

Présentation des applications:

La base RH 

 

Base RH 1 Base RH 2 Base RH 3

 l'application Base RH vous permet d'acceder à une gestion du personnel dématérialisée et très complète. Des fiches individuelles détaillées regroupent les informations et documents nécessaires sur chacun: fonction, informations de contact, compétences, contrat de travail, planning d'absences, journal de bord, entretiens d'évaluation, projets et missions en cours...

Fonctionnalités :

  • Fiches détaillées de tous les utilisateurs (Etat civil, RIB, titre de séjour, fonction au sein de l’entreprise…)
  • Intégration du contrat de travail avec différents éléments (position, coefficient hiérarchique, salaire, avenants…)
  • Gestion des compétences détaillée (notation historisée, commentaires, graphique)
  • Journal de bord du salarié
  • Gestion dématérialisée des documents, stockage et archivage (contrats de travail, CV…)
  • Planning d’absence personnel
  • Historique des missions et des projets
  • Gestion des rôles et des droits via un système de tags historisé (vue matricielle de l’organisation)
  • Exportation des données vers votre logiciel de paie
  • Gestion des alertes (rappel des évènements importants)
  • Alertes et notifications pour suivre les périodes d’essai et les dates de fin de contrat
  • Organigramme & Trombinoscope

Bénéfices :

  • Une base de données unique contenant toutes les informations sur vos collaborateurs
  • Gain de temps pour vos équipes administratives
  • Vous contrôlez qui a accès aux fiches RH
  • La gestion administrative de vos collaborateurs est simplifiée

 Le recrutement 

 Sélectionnez et suivez vos candidats, puis transformez-les en collaborateurs motivés. Ayez accès simplement à une vue d’ensemble de tous vos candidats, de leurs compétences et de leur disponibilité. Votre processus d’embauche est simplifié et accéléré.

 

Recrutement 1 Recrutement 2 Recrutement 3

 Fonctionnalités :

  • Suivi des candidats par statut (à qualifier, en cours, en pause, recruté, offre déclinée, blacklisté)
  • Gestion des compétences
  • Suivi des candidats par disponibilité
  • Filtres et recherches croisées
  • Suivi des actions effectuées et à faire, planification des entretiens
  • Convocation et gestion des entretiens via l’application
  • Intégration des CV
  • Espace collaboratif entre les managers opérationnels : commentaires, comptes-rendus, transferts de candidature …
  • Intégration de formulaires d’entretiens (accès externe)
  • Processus d’embauche personnalisable
  • Transmission automatique des informations d’un candidat vers une fiche RH en cas de recrutement

Bénéfices :

  • Base unique avec l’ensemble des informations sur vos candidats
  • Vue d’ensemble et suivi précis du statut de chaque candidat avec informations détaillées
  • Effectuez des recherches multi-critères et dénichez le candidat idéal
  • Le candidat que vous recherchez est peut-être déjà dans votre entreprise ! Comparez vos besoins en recrutement avec les demandes de mobilité interne de vos collaborateurs.

 Les absences

Gérez facilement les demandes d’absence au sein de votre société. Vos collaborateurs effectuent leurs demandes directement sur le portail collaboratif, qui sont ensuite traitées par les managers et les équipes admin. Tous les types d’absence sont disponibles, les soldes de congés s’actualisent en temps réel.

 

demande absence validation absence

 Fonctionnalités :

  • Demande d’absence simple et rapide en ligne
  • Tous types d’absence paramétrables
  • Consultation des soldes avec projections en temps réel
  • Workflow de validation paramétrable à plusieurs niveaux par le(s) responsable(s) désigné(s)
  • Notification automatique par email
  • Ajout de documents depuis un ordinateur ou un mobile (via QR code)
  • Ajout de commentaires, fil de discussion
  • Incrémentation mensuelle automatique du compteur congé acquis configurable par type et par collaborateur
  • Accès au planning d’absences en temps réel (vision collaborateur et manager)
  • Historique de l’ensemble des demandes (validées et refusées)
  • Tableaux de bord et reporting paramétrables
  • Export des données vers votre logiciel de paie (Sage, Cegid, ADP GSI, HR Access…)

Bénéfices :

  • Réduisez le temps consacré à traiter les demandes d’absence
  • Supprimez les risques d’erreurs en automatisant le processus d’acquisition et de prise des congés.
  • Soldes et plannings accessibles en temps réel
  • Vue d’ensemble des demandes en cours et acceptées

 Le rapport d'activité

Générez facilement les rapports d’activité en incluant projets et des tâches de chacun. Ils peuvent être générés automatiquement en fonction des projets affectés, ou bien remplis manuellement. Le lien avec les demandes d’absence est automatique.

 

RA 1 RA 2 RA 3

Fonctionnalités :

  • Rapports pré générés à partir des projets/missions ou déclaratifs
  • Saisie des temps à l’heure, à la journée, à la semaine ou au mois
  • Imputation du temps par activité projet.
  • Intégration automatique des absences en lien avec le module d’absence
  • Gestion différenciée des activités non standard (heures supp, astreintes…)
  • Workflow de validation paramétrable
  • Notification automatique par email
  • Paramétrage des jours fériés et des jours ouvrés
  • Ajout de documents & justificatifs depuis un ordinateur ou via un mobile (QR code) et de commentaires
  • Version imprimable du compte rendu d’activité (CRA)
  • Génération de reporting pour un suivi continu des temps sur les projets

Bénéfices :

  • Réduisez le temps consacré à la saisie des rapports d’activité
  • Interface de saisie totalement flexible et adaptable à vos besoins

 La note de frais

L’app notes de frais vous permet d’éditer des notes de frais avec plusieurs types de dépenses et plusieurs devises, en ajoutant des documents depuis votre ordinateur ou bien depuis votre smartphone, afin que toutes les informations soient centralisées.

 

Note de frais Administration des NDF justificatif note de frais

Fonctionnalités :

  • Gestion de tous types de dépenses
  • Prise en charge des différents taux de TVA
  • Gestion multidevises
  • Ajout de justificatifs dématérialisés depuis un ordinateur ou un mobile
  • Ajout de commentaires
  • Gestion des workflows de validation paramétrable et suivi des étapes en direct
  • Notification automatique des notes de frais par email

Bénéfices :

  • Gagnez en productivité en dématérialisant le processus de traitement des notes de frais, vos collaborateurs ont accès à un outil de saisie unique
  • Assurez le suivi en temps réel de l’état de traitement des notes de frais.
  • La direction financière dispose en direct de toutes les dépenses engagées par collaborateur et par projet.
  • Les managers peuvent facilement vérifier la validité des frais saisis en obtenant rapidement toutes les informations nécessaires à leur vérification.
  • Intégration de numéros comptables, l’export vers la comptabilité est simplifié

Le CRM

Couvrez l’ensemble de votre processus de vente avec notre CRM : gardez à jour votre base de prospects, contacts, et sociétés. Vous pouvez renseigner l’ensemble des actions menées et suivre l’évolution de vos opportunités et de votre pipe.

 

CRM Activite╠ü CRM opportunite╠üs  

Fonctionnalités :

  • Gestion des contacts, des prospects et de l’organigramme des clients
  • Suivi des activités effectuées et à faire
  • Suivi des opportunités en cours
  • Assignation de tâches à vous-même ou à vos collaborateurs, alertes et rappels
  • Gestion des appels d’offres avec vos workflows de validation
  • Ajout de commentaires et de notes par et pour votre équipe
  • Suivez vos indicateurs clés avec des reports personnalisés
  • Suivez les statistiques en temps réel, taux de conversion, nombres de réponses etc…
  • Intégrez les études de marché à vos activités vente et marketing en utilisant notre moteur de collecte et en exportant vos résultats vers Excel
  • Lancez vos campagnes d’emailing à partir de la base prospects et clients
  • Ajout du fil twitter de votre client

Bénéfices :

  • Automatisez la gestion des données et soyez plus productif en vous concentrant sur la vente
  • Bénéficiez d’une visibilité complète de votre cycle de vente. Alignez vos efforts de vente avec votre stratégie et vos objectifs de chiffre d’affaires.

La gestion de projets

L’app Gestion de projets d’AlibeeZ vous permet de coordonner les travaux de vos équipes, contrôler les flux d'informations, respecter les deadlines et maîtriser les coûts de vos projets

 

administration des projets  ex projet forfait

Fonctionnalités :

  • Planifier le projet en fonction de la réalisation de tâches interdépendantes
  • Évaluation et affectation des ressources nécessaires à la réalisation d'un projet, selon les besoins identifiés.
  • Gestion des retards et délais affectant la chronologie de réalisation du projet.
  • Liste des tâches correspondant aux projets
  • Affichage du planning par projet et par collaborateur
  • Présentation des projets et des tâches par un diagramme de GANT
  • Récapitulatif de la progression du projet
  • Intégrer vos comptes rendus (Excel, docs, pdf) dans l’application

Bénéfices :

  • Obtenez une vision complète en temps réel de la disponibilité de vos collaborateurs et de l’état d’avancement de vos projets
  • L’affectation des collaborateurs sur l’ensemble des activités est simplifiée
  • Intégrez des projets de type CIR ou SI grâce au système de tags historisés.

L'ADV

Gérez efficacement l’ensemble de l’administration des ventes (ADV), à travers la gestion des contrats, la génération des factures et le suivi des encours. 

 

administration de la facturation validation Facture  

Fonctionnalités :

  • Contrats
    • Gestion des contrats, projets, et missions
    • Gestion des grilles tarifaires
  • Facturation
    • Gestion des produits et articles
    • Automatisez vos factures d’abonnements
    • Gestion des factures, pro forma, avoir, devis, bons de commande
    • Modèles d’éditions de vos factures personnalisables
    • Emission des factures en format PDF
    • Gestion des encours et relances
    • Suivi des règlements clients
    • Statistiques mensuelles des ventes par client et par produit
    • Export des données vers votre logiciel de comptabilité

Bénéfices :

  • Générez vos factures automatiquement
  • Appliquez le template de votre choix et accédez directement à une version imprimable
  • Améliorez votre productivité et la qualité de la facturation
  • Diminuez votre DSO (Délai Moyen de Paiement des clients) grâce à un meilleur suivi des relances et des règlements

Qui sommes nous?

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Késys est un acteur de référence dans la mise en œuvre et la maintenance de solutions de gestion Sage ainsi que dans le déploiement de systèmes et réseaux informatiques.

 

 

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